Modules

Module Inscriptions

Module Planning

Module Facturation

Module Tableaux de bord

Module Salariés

Module Configuration

Module Pointage - optionnel

Editions

Contrats d’accueil, factures, attestations fiscales, liste des coordonnées des familles, rapports de fréquentation... Gertrude peut éditer l’ensemble des documents utiles à la gestion d’un lieu d’accueil d’enfants en France. Les modèles de documents sont personnalisables, et de nouvelles fonctions d’édition peuvent être implémentées sur demande.

Contrat d’accueil (depuis le module Inscriptions)

exemple de contrat à venir

Facture (depuis le module Facturation)

Attestation annuelle de frais de garde (depuis le module Facturation)

exemple d’attestation à venir.

Fonctions

• Gestion des inscriptions
• Calcul des frais d’accueil en fonction du mode CAF (PSU, PAJE, taux personnalisés etc.), des options de facturation et des temps d’accueil choisis
• Gestion de tarifs spéciaux, soit liés à l’enfant, soit lié à un contrat d’accueil
• Gestion d’activités, facturées ou non, avec ou sans horaires
• Prise en compte des congés de la famille / absences prévues au contrat
• Planning des présences des enfants
• Gestion de plannings différenciés (ex : vacances scolaires/ hors vacances scolaires) pour un même contrat d’accueil
• Gestion fine de la capacité du lieu d’accueil
• Gestion de places pré-financées par un réservataire
• Gestion facilitée des fratries
• Gestion de groupes d’enfants (automatisation sur choix)
• Gestion des permanences des parents bénévoles pour les crèches parentales – sur demande (nécessite une édition automatique adaptée pour chaque EAJE utilisateur)
• Préparation des commandes de repas (sur mesure à partir d’un document prestataire)
• Prise en compte des allergies alimentaires pour les commandes de repas
• Calcul et simulation des contributions familiales
• Génération automatique de contrat et / ou devis
• Facturation début / fin de mois
• Gestion des fins de contrat anticipées (régularisation de la facturation)
• Gestion des règlements
• Planning de présence du personnel
• Gestion des congés salariés (congés payés / congés supplémentaires)
• Gestion du planning de l’équipe
• Edition de documents : contrats d’accueil, factures, rapports de fréquentation, contributions familiales, attestations fiscales...
• Envoi par e-mail de documents (factures, reporting...)
• Activation d’alertes (dépassement de capacité d’accueil, âge des enfants, fin de contrat...)

• Export de la facturation vers un logiciel de comptabilité (sur demande)
• Import de données de pointage (sur demande)
• Module de pointage distant (enfants accueillis et salariés) - en option — Configuration matérielle minimale requise : tablette supportant un système d’exploitation Androïd 4.2 ; actuellement compatible aussi avec smartphones type Nexus 4 -diagonale écran 4,7 pouces, résolution 318ppp, autres compatibilités matérielles à venir ; compatible Apple en application Web
• Compatibilité avec la plateforme de paiement en ligne TIPI pour les collectivités territoriales
• Export des statistiques vers la plateforme Filoué (CAF)
• Attestations CAF / CMG...
• Statistiques de fréquentation

• Accès à distance
• Utilisation en réseau
• Gestion d’établissements multi-sites
• Gestion des temps péri-scolaires (restauration, pause méridienne, garderie-accueil, étude...)
• Gestion de RAM (Relais Assistantes Maternelles) - mode Web uniquement
• Gestion de réservataires (avec ou sans facturation)
• Gestion de facturation de tiers (mode Web uniquement)